Kế hoạch hoàn hảo cho một sự kiện Team Builidng

1. Lên kế hoạch tổ chức team building

Bước 1: Nhận định vấn đề doanh nghiệp

Những doanh nghiệp tổ chức team building thường gồm các kiểu công ty sau: Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mới thành lập hoặc những doanh nghiệp có lục đục nội bộ. Mỗi một doanh nghiệp đều tồn tại vấn đề riêng. Và team building chính là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề

Đối với doanh nghiệp lớn hay tập đoàn thường có số lượng nhân viên đông chia làm nhiều cấp bậc. Vì thế nhân viên trong doanh nghiệp chỉ biết bộ phận và phòng ban của mình, nhiều người thậm chí không biết mặt cấp trên. Team building cho doanh nghiệp này có mục đích chính là phải nhấn mạnh yếu tố kết nối giữa các phòng ban và ban lãnh đạo, tạo cơ hội được giao lưu, đoàn kết và sáng tạo cùng nhau.

Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề thường bị chia thành những nhóm nhỏ và mọi người chưa hiểu hết nhau. Hoạt động team building diễn ra sẽ cải thiện vấn đề này,  gắn kết những nhóm nhỏ trong công ty thành nhóm lớn, tạo cơ hội để tìm hiểu, đoàn kết lại với nhau. 

Với doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ, cần bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân sâu xa và lên những ý tưởng team building có tính chất tương tác giữa mọi người và phải đoàn kết mới có thành công.

Việc xác định vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp rất quan trọng, nó là yếu tố tiên quyết để bạn bắt đầu một  ý tưởng chương trình phù hợp nhất với doanh nghiệp và văn hóa nội bộ, tình hình thực tế của công ty.

Bước 2: Họp lên ý tưởng team building

Ý tưởng team building như thế nào ? Đây có lẽ là vấn đề búa nếu bạn phải tự trả lời một mình. Để lên ý tưởng team building, cho dù bạn có là người sáng tạo nhưng cũng đừng nên làm việc một mình. Bạn phải là người tổ chức họp bàn để làm việc với team của mình từ đó đưa ra ý tưởng thực hiện chương trình một cách tốt nhất. Ở bước này nên nghĩ luôn khẩu hiệu team building hoặc slogan cho sự kiện các bạn nhé.

Bước 3: Xác định thời gian

Xác định thời gian là điều vô cùng quan trọng. Cần xác định thời gian rõ ràng tổ chức chương trình team building, tối thiểu phải là 1 tháng để có thể chuẩn bị kỹ càng về kế hoạch, ngân sách, thiết kế, ăn ngủ nghỉ cho mọi người.

Nếu bạn chốt được thời gian càng sớm, việc phát triển một chương trình team building sẽ thuận lợi, không bị gấp gáp, và có kịp thời gian để giải quyết ổn thỏa mọi vấn đề phát sinh sau. 

Bước 4: Xác định ngân sách

Ngân sách là yếu tố tiên quyết, là yếu tố để quyết định nhiều yếu tố trong một chương trình team building. Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục từ truyền thông, chụp ảnh, quay phim tới standee , phương tiện di chuyển, ăn ngủ nghỉ, background,...

Nếu bạn có sẵn bản dự trù ngân sách chi tiết và không để bị phát sinh quá nhiều trong quá trình thực hiện, bạn đã thành công đến 80%. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình đều phải có phát sinh, hãy cẩn thận từng khâu để không bị mắc phải quá nhiều sai lầm.

Bước 5: Chọn địa điểm

Địa điểm tổ chức cũng là yếu tố không kém phần quan trọng cần được xác định ngay từ ban đầu. Yếu tố này sẽ ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ chơi gì, chơi như thế nào. Thường khi lên kế hoạch một chương trình team building, bạn sẽ phải khảo sát ý kiến và lựa chọn địa điểm rồi mới đến suy tính đến tổ chức những sự kiện gì trong suốt quá trình diễn ra.

Địa điểm tổ chức teambuilding có 2 thể loại địa điểm là trong nhà và ngoài trời. Hãy dựa vào ngân sách, concept, số lượng người tham gia ..để đưa ra quyết định phù hợp.

2. Chi tiết các bước thực hiện

Bước 6: Truyền thông nội bộ

Bước đầu tiên khi bắt tay thực hiện chi tiết chương trình team building là việc truyền thông nội bộ rộng rãi cho mọi thành viên trong công ty về. Việc truyền thông của bạn sẽ ảnh hưởng đến những người đăng ký có muốn đi hay không.

Ngoài truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi những tiết mục “cây nhà lá vườn” của những thành viên trong công ty nữa nhé. Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tăng thêm tinh thần đoàn kết. Thường chương trình team building là để gắn kết, vì thế nếu truyền thông của bạn có thể vận động được tất cả mọi người tham gia thì đã thành công một nửa rồi đó.

Bước 7: Lập danh sách người tham gia

Việc tiên quyết trước khi lên kế hoạch về phương tiện, khách sạn, nhà hàng… đó là lên danh sách thành viên tham dự. Bạn phải là người nắm rõ nhất số lượng người tham dự có những ai, bao nhiêu nam, nữ, có đi cùng với gia đình hay không… từ đó mới có thể quyết định các mục còn lại.

Bước 8: Lựa chọn phương tiện

Dựa vào số lượng thành viên ở bước trên, địa điểm tổ chức và chi phí mà bạn có thể lựa chọn phương tiện di chuyển cho cả đoàn.

Nếu là nhóm nhỏ, gồm nhiều bạn trẻ, địa điểm không xa thì việc đi xe máy sẽ là lựa chọn hợp lý và tiết kiệm nhất. Nếu bạn là nhóm lớn hoặc nhóm có người có tuổi, địa điểm xa thì xe ô tô là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn chi phí lớn cho mục này đường lại xa, đừng ngần ngại đặt máy bay để mọi người có sự thoải mái nhất.

Bước 9: Đặt khách sạn

Trước tiên cũng như bước trên bạn phải xác định thành viên đi có bao nhiêu nam, nữ, có bao nhiêu người muốn ở riêng, có ai là gia đình muốn ở cùng nhau không… Sau cùng, bạn chỉ việc lựa chọn khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với chi phí và số lượng phòng dự kiến.

Bước 10: Đặt nhà hàng

Đây là mục quan trọng trong một chương trình team building. Địa điểm không chỉ là đồ ăn ngon mà còn phải là nơi phù hợp với đoàn của bạn về phong cảnh, bàn ghế, số lượng đồ ăn, khẩu vị trẻ con, người già, …. Kinh nghiệm của bước này là hãy liên hệ sớm với nhà hàng và nói trước những yêu cầu của bạn.

Bước 11: Lên danh sách hoạt động

Nếu bạn không có timeline cụ thể, mọi người cảm thấy hoang mang không biết phải đi đâu làm gì trong ngày team building ấy. Sau khi hoàn tất các bước đặt xe, nơi nghỉ ngơi và ăn uống, hãy xây dựng một khung thời gian thích hợp nhất cho chương trình team building nhé. Từ thời gian xuất phát , thời gian ăn uống, thời gian nghỉ ngơi, thời gian biểu diễn các tiết mục văn nghệ và thời gian chơi team building. Càng chi tiết thì mọi người cũng có thể chủ động sắp xếp thời gian riêng tư.

Bước 12: Lên kịch bản trò chơi

Việc xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building là đơn giản với các công ty chuyên nghiệp tổ chức sự kiện nhưng lại thật khó với những người tự tổ chức. Tổ chức trò chơi team building không chỉ vui mà còn phải ý nghĩa và gắn kết mọi người. 

Bước 13: Chuẩn bị trang thiết bị

Bước này là cần nếu các bạn là người tự tổ chức chương trình. Dụng cụ cần chuẩn bị phụ thuộc vào việc bạn chơi gì, ở đâu, không gian ra sao?. Dụng cụ chơi team building là bắt buộc với một số trò chơi, bạn có thể có ý tưởng xuất sắc nhưng khi thực hiện lại sử dụng những dụng cụ lỏng lẻo, hỏng hóc thì tất cả ý tưởng của bạn đều trở thành không hay.

Bước 14: Phân công nhiệm vụ

Tất nhiên, bạn không thể một mình làm mọi thứ. Bạn có thể là người lên các nội dung tốt nhưng bạn không giỏi sắp xếp từ truyền thông, in ấn, thiết kế đến chia team, thuê đồ, chụp ảnh…Hãy san sẻ, lên chi tiết công việc cho từng thành viên, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, ai là người hỗ trợ.

Bước 15: Thuê ekip quay phim, chụp ảnh

Đây là bước không bắt. Tuy nhiên nếu muốn có những thước phim đẹp, bức ảnh tập thể xuất sắc và có đầy đủ thành viên thì việc  có một ekip cũng là một điều rất nên làm. 

Những bức ảnh đẹp chính là thành quả của một chương trình team building. Việc tổ chức team building không chỉ là gắn kết, xả stress… mà hơn cả là lưu giữ những kỉ niệm cùng nhau bằng những bức hình, những thước phim. 

3. Tổng kết chương trình team building

Bước 16: Lập album hình ảnh, video

Khi bạn có thuê ekip chụp ảnh và quay phim thì bạn cần tạo và lữu trữ những “kỉ niệm đáng nhớ” trong suốt quá trình diễn ra team building này theo nhiều cách:

• Tạo album trên facebook, instagram
• Rửa một số hình ảnh như ảnh chung của cả doanh nghiệp và ảnh các nhóm, phòng ban
• Để ảnh trên file chung để mọi người có thể lưu về thiết bị cá nhân.

Bước 17: Truyền thông chia sẻ rộng rãi

Kết thúc chương trình thì đây là “nút chốt”. Bạn phải có một bài truyền thông, hình ảnh để làm một tư liệu “kết quả” về chương trình. Đảm bảo rằng khi bạn hoàn thành bài viết này  thì mọi người cùng hưởng ứng nhiệt tình, điều đó là team building đã diễn ra rất thành công đó.

Bước 18: Nhận đánh giá

Đừng quên xin đánh giá của những người tham gia để có thể rút ra kinh nghiệm cho chương trình team building vừa rồi để chuẩn bị cho những dịp sau.