Trang tổng hợp kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức du lịch MICE chuyên nghiệp ở Việt Nam và các nước trên thế giới cập nhật liên tục mới nhất từ các chuyên gia và các đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Team Building, Event, Hội thảo, hội nghị...

Du lịch M.I.C.E là gì?

Thuật ngữ viết tắt bằng tiếng Anh M.I.C.E là một hình thức du lịch kết hợp tổ chức sự kiện gặp mặt, hội họp (Meeting), khen thưởng (Incentive), hội thảo, hội nghị (Convention) và triển lãm, trưng bày (Exhibition). Đối tượng khách hàng của loại hình dịch vụ này là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cho cán bộ, nhân viên của mình. Số lượng khách tham gia gói dịch vụ này thường đông hơn rất nhiều so với các chương trình du lịch khác, nó có thể lên đến vài trăm thậm chí là hàng nghìn người một đoàn. Chi phí cho dịch vụ du lịch MICE cũng cao hơn hẳn các tour du lịch thông thường và nó cũng mang lại giá trị lớn hơn về mặt doanh thu tài chính cho đơn vị cung cấp tổ chức loại hình này.

Dịch vụ MICE được thiết kế và tổ chức theo yêu cầu đặc thù riêng của từng đối tượng khách hàng. Điều kiện về cơ sở hạ tầng, thời gian, qui mô số lượng, mục đích, mục tiêu chương trình, khả năng chi trả của khách hàng là những yếu tố quyết đến gói dịch vụ loại hình du lịch này. Hiện nay, ở Việt Nam, loại hình du lịch MICE đang trở thành xu hướng và còn dư địa rất lớn để phát triển trong nhiều năm tới. Những yếu tố thuận lợi cho việc tăng trưởng mạnh mẽ loại hình du lịch ở nước ta gồm có điểm đến đa dạng về tự nhiên, di sản văn hoá nhiều, ẩm thực và đặc biệt là hệ thống cơ sở du lịch qui mô lớn ở các thành phố đang nở rộ với nhiều resort, khách sạn, khu du lịch đẳng cấp cao. Nhu cầu của loại hình du lịch sự kiện này cũng không ngừng gia tăng khi con số doanh nghiệp tăng cao hàng năm cùng với đó là sự vượt bậc của những tập đoàn mang tầm cỡ quốc tế ngày càng nhiều hơn. Có thể nói, du lịch MICE đang trên đà tăng tốc và sẽ trở thành loại hình du lịch chủ đạo mang lại giá trị cao ở Việt Nam vì thế các đơn vị du lịch lữ hành đang khẩn trương tích cực trau rồi kỹ năng kinh nghiệm để thiết kế và tổ chức loại hình du lịch này tốt nhất. VietSense Travel xin giới thiệu cuốn cẩm nang du lịch MICE hữu ích này đến cộng đồng những đồng nghiệp và khách hàng. 

Qui trình tổ chức chương trình du lịch M.I.C.E

Để tổ chức một sự kiện M.I.C.E chuyên nghiệm và thành công mang lại hiệu quả cao người ta thục hiện theo qui trình gồm 5 bước như sau:

1. Lập kế hoạch sự kiện

Đây là bước đầu tiên ra vô cùng quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Việc xác định ngân săchs để lựa chọn mức độ dịch vụ theo tiêu chuẩn nào ( 4* hay 5*), kinh phí cho việc di chuyển để lựa chọn loại hình phương tiện phù hợp (Hàng không, đường sắt, đường bộ hay đường thuỷ. Xác định mục tiêu, mục đích, ý nghĩa của sự kiện dựa vào yêu cầu, mong muốn của khách hàng từ đó lựa chọn địa điểm, không gian, thời điểm và thiết bị dụng cụ tối ưu nhất để đạt được mục tiêu cho chương trình du lịch M.I.C.E, trong qúa trình lập kế hoạch cũng cần lưu ý đến việc định hình chân dung đối tác cung ứng dịch vụ sao cho hiệu quả nhất về mặt chi phí nhưng đảm bảo đầy đủ những dịch vụ cần thiết cũng như chất lượng theo yêu câu.

2. Khảo sát và chốt địa điểm tổ chức

Sau khi lập kế hoạch, thì công việc tiếp theo nhà tổ chức cần làm là khảo sát thực tế các địa điểm và kiểm tra checklist các hạng mục không gian, cơ sở hạ tầng, thiết bị (âm thanh, ánh sáng…) hạ tầng kết nối với các danh thắng địa phương, của các vị cung ứng dịch vụ tại điểm đến. Ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều điểm đến lý tưởng cho việc đăng cai tổ chức các chương trình du lịch MICE tại các khách sạn, resort lớn ở Hà Nội, Hạ Long, Đà Nẵng, Nha Trang, Mũi Né, Vũng Tàu, Phú Quốc hay TP Hồ Chí Minh. Tuỳ vào điểm khởi hành của khách hàng để có những phương án điểm đến phù hợp tạo ra sự mới lạ, hứng khởi cho khách hàng.

3. Hoàn thiện kịch bản chi tiết

Từ những dữ liệu thông tin sau chuyến khảo sát và sự thống nhất với khách hàng về địa điểm diễn ra sự kiện, nhà tổ chức du lịch MICE sẽ hoàn thiện kịch bản khung cho toàn bộ chương trình. Lịch trình chi tiết và nội dung các hạng mục có thể gồm một vài hoặc nhiều hoạt động Team building, Hội thaoe, Họp, Gala, Vinh danh, thăm quan trải nghiệm…Với một khung thời gian định sẵn, việc bố trí lịch trình thứ tự phù hợp cho từng hoạt động phù hợp với khí hậu, thời tiết, không gian, cơ sở hạ tầng, thiết bị và khả năng cung ứng, đáp ứng của nhà cung cấp điểm đến sẽ là chìa khoá thành công cho chương trình du lịch MICE.

4. Điều phối triển khai và checkist tiến độ 

Sắp xếp nhân sự và phân công cụ thể công việc và thời hạn hoàn thành trong quá trình triển khai đảm bảo đúng theo kịch bản và kế hoạch đã định là khâu then chốt của một chương trình du lịch MICE. Các hoạt động phải theo tuần tự, có tính nối tiếp và để theo đúng lịch trình xuyên suốt không bị rối và sót hạng mục nào. Công tác checklist từng công việc hoàn thành bảo đảm các hoạt động đều được hoàn thành theo đúng lịch trình và thời hạn hợp lý.  Từ khâu hợp đoàn, thông tin trước chuyến đi, đến khâu đón khách, di chuyển, sắp xếp lưu trú, bố trí ăn uống cho đến phục vụ hội thoả, hội nghị, họp, Team bulding, gala…Vai trò chỉ đạo đôn đốc nhân sự thực hiện lúc này phát huy giá trị của lãnh đạo trưởng bộ phận, trưởng ban tổ chức.

5. Nghiệm thu và tổng kết 

Khi hoàn tất sự kiện với các hoạt động đã được diễn ra, cần tổng hợp nghiệm thu các hạng mục dịch vụ về cả số lượng, chất lượng theo kế hoạch và nên lấy xác nhận của khách hàng để phục vụ cho công tác thanh quyết toán. Sau sự kiện, ekip thực hiện chương trình cũng cần ngồi lại đáng giá nội bộ về chương trình và thống kê lại các phát sinh, sự bổ sung linh hoạt, các vấn đề quản trị rủi ro và phương án thay thế có đã vận hành thế nào trong quá trình thực hiện để rút kinh nghiệm cho những chương trình du lịch MICE tiếp theo.