Tổ chức sự kiện trong nước và quốc tế

Đơn vị uy tín chuyên tổ chức sự kiện trong nước và quốc tế với bề dày kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện là từ khóa được sử dụng trong lĩnh vực truyền thông chuyên nghiệp. Ngày nay trong xã hội hiện đại nghề tổ chức sự kiện hay đơn vị tổ chức sự kiện là một trong những cụm từ hot được nhiều người muốn tìm hiểu và biết đến. Vậy tổ chức sự kiện là gì, quy trình như thế nào hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây của VietSense Travel nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Để hiểu rõ hơn ý nghĩa của cụm từ tổ chức sự kiện, trước hết bạn cần nắm rõ định nghĩa sự kiện là gì. Sự kiện được hiểu là một hay nhiều hoạt động diễn ra có chủ đích tại một địa điểm cụ thể và có thời gian cố định. Sự kiện đó có thể là cá nhân, tập thể, doanh nghiệp đại diện tổ chức. Thông qua những sự kiện đó có thể truyền tải thông điệp tới khách mời tham gia như mục đích truyền thông, quảng bá sản phẩm, tri ân khách hàng với nhiều ý nghĩa khác nhau. Khái niệm tổ chức sự kiện trong xã hội ngày nay đã được mở rộng không còn chỉ trong quy mô sự kiện nhỏ hẹp mà trở thành những sự kiện lớn như sự kiện vì cộng đồng, sự kiện quốc gia, thế giới với quy mô lớn trong phạm vi rộng.
Tổ chức sự kiện được hiểu là quy trình thực hiện các công việc trong một sự kiện. Sự kiện diễn ra hoàn hảo, chuyên nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố để có một buổi tổ chức sự kiện thành công. Quy trình tổ chức sự kiện được bắt đầu từ khâu lên ý tưởng khách hàng cho đến khi tổ chức sự kiện và kết thúc sự kiện. Tổ chức sự kiện thành công là phải truyền tải được thông điệp tới khách mời tham gia. Sự kiện có thể truyền tải thông điệp thông qua hình ảnh, các hoạt động vui chơi, video giới thiệu,...

Chương trình tổ chức sự kiện

Vai trò

Chương trình tổ chức sự kiện chính là chìa khóa thu hút sự quan tâm và chú ý của khách hàng cũng như giới truyền thông khi đến sự kiện. Sự kiện được biết đến là một phần trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Thông qua các chương trình, hoạt động của sự kiện mà doanh nghiệp có thể truyền thông, giới thiệu sản phẩm tới công chúng, khách hàng. Sự kiện tổ chức thành công sẽ tạo sức hút cho sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp được nhiều người biết đến. Điều đó cũng đồng nghĩa tăng doanh thu cho đơn vị kinh doanh và cũng tạo nên tiếng vang, ảnh hưởng tích cực tới thương hiệu, sản phẩm trên thị trường.

Mục đích

Tổ chức sự kiện đem lại hiệu ứng truyền thông tương đối tốt với doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tạo nên những dấu ấn đặc biệt ấn tượng trong nhóm đối tượng mục tiêu, hướng tới những thông điệp tích cực. Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp xây dựng tốt hình ảnh với khách hàng và tạo nhiều khách hàng tiềm năng biết tới sản phẩm của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện cũng góp phần quảng cáo sản phẩm, giúp tăng doanh số hỗ trợ các hoạt động bán hàng và xây dựng cách nhìn tổng quan cho khách mời và chinh phục niềm tin của những kênh phân phối khác.

Những yếu tố để tổ chức sự kiện thành công

Xác định rõ chủ đề sự kiện 

Trong quy trình tổ chức sự kiện, xác định chủ đề sự kiện là yếu tố quan trọng hàng đầu mà bất cứ tổ chức, cá nhân nào đều cần phải tìm hiểu, nắm rõ. Chủ đều của sự kiện sẽ phụ thuộc vào mục đích, ý nghĩa mà đơn vị tổ chức muốn hướng đến. Trong chủ đề sẽ có những yếu tố khác như hình ảnh, ý nghĩa, thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải tới người tham gia. Dựa trên chủ đề đã đưa ra mà đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên kịch bản và các hoạt động sự kiện sao cho phù hợp. Những sự kiện để thu hút khách mời cần phải sáng tạo, mới lạ và mang lại nhiều ý nghĩa.

Màu sắc của sự kiện

Một sự kiện có thu hút người biết đến không, có truyền tải được điều gì không là những câu hỏi được đặt ra cho người tổ chức sự kiện. Để góp phần khắc họa rõ nét hơn về chủ đề của sự kiện thì đơn vị tổ chức cần phải xác định rõ tông màu chủ đạo của chương trình. Màu sắc được sử dụng sẽ là màu sắc chủ đạo xuyên suốt chương trình và phải phù hợp với chủ đề đã đưa ra. Ví dụ sự kiện sinh nhật thì tông màu là màu hồng chủ đạo, sự kiện tri ân khách hàng thì tông màu là xanh lá hoặc màu vàng,...Đặc biệt, sự phối hợp màu sắc cũng không kém phần quan trọng để tạo sự hài hòa tạo nên không gian tổ chức khiến khách mời nhớ mãi không quên.

Xác định đối tượng tham gia 

Trong quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu bước xác định khách mời tham gia. Nếu là sự kiện của các công ty thì cần đảm bảo các thành viên trực thuộc công ty phải tham gia đầy đủ. Trong đó không thể thiếu các yếu tố đó là: ban giám đốc. các cổ đông, chủ tịch hội đồng quản trị, tất cả các phòng ban, khách mời của công ty, đại diện các đơn vị báo chí, nhân sự tổ chức sự kiện,....

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị các bước trên thì tiếp theo bạn cần xác định rõ ràng địa điểm tổ chức sự kiện. Dựa trên số lượng khách mời tham gia thì bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, một số yếu tố khác quan trọng để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đó là: 

- Quy mô sự kiện nhỏ không nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện quá rộng để tránh tình trạng phải bố trí nhiều lực lượng xử lý các vấn đề và bạn cũng không bao quát hết được các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

- Tùy vào từng mục đích của các sự kiện mà lựa chọn không gian ngoài trời hoặc trong nhà.

- Thiết kế địa điểm tổ chức sự kiện nên lựa chọn vị trí giao thông thuận tiện, dễ dàng đi lại.

- Bạn cần chú ý tới địa điểm tổ chức có bãi đỗ xe, cơ sở vật chất, trang thiết bị chất lượng.

Timeline sự kiện

Sau khi xác định cụ thể thời gian và thời điểm diễn ra sự kiện thì bạn cần lên timeline sự kiện cụ thể để giúp bạn kiểm soát sự kiện sắp diễn ra. Sau đó, hãy xác định các bước dự trù thời gian setup, vận chuyển thiết bị sự kiện. Thời gian sẽ được xác định cụ thể trong thỏa thuận hợp đồng giữa bên cung cấp địa điểm tổ chức và đơn vị tổ chức sự kiện.

Phân loại các dạng tổ chức sự kiện phổ biến

Tùy thuộc vào nhu cầu khác nhau và mục đích tổ chức sự kiện để xác định loại hình tổ chức sự kiện phù hợp. Sự đa dạng của sự kiện đáp ứng tất cả những yêu cầu, mục đích mà sự kiện đó nhắm đến. Mỗi loại hình sẽ đem lại những thông điệp và ý nghĩa khác nhau. Bởi thế mà các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa tới khách hàng những loại hình tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu và mục đích của hàng hàng như sau:

- Sự kiện hội nghị, hội thảo

- Sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm

- Sự kiện triển lãm, trưng bày sản phẩm

- Sự kiện khánh thành

- Sự kiện lễ kỷ niệm, tri ân

- Sự kiện tiệc tất niên

- Sự kiện tiệc cuối năm, gặp gỡ, giao lưu

- Sự kiện các ngày lễ đặc biệt như 8/3, 20/10,...

Trên đây là tổng hợp những thông tin về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà VietSense Travel muốn gửi tới bạn đọc. Hy vọng qua bài viết trên giúp bạn đọc có một góc nhìn tổng quan hơn về tổ chức sự kiện để có những kinh nghiệm trong công tác tổ chức sự nghiệp cho đơn vị doanh nghiệp của mình.