Kinh nghiệm tổ chức Team Building thành công hiệu quả

1. Khi nào có thể có thể tổ chức chương trình Team building Doanh nghiệp?

Chương trình teambuilding thường được diễn ra vào thời điểm hè trong năm, tùy vào công ty mà tần suất tổ chức chương trình teambuilding trong năm có sự khác nhau. Có công ty, doanh nghiệp tổ chức theo quý hoặc tổ chức một lần một năm. Thường thì chương trình Teambuilding được sử dụng như một hoạt động tổng kết chiến dịch, là cơ hội giải trí cho nhân viên đồng thời là cơ hội kết nối và nâng cao tinh thần đoàn kết của nhân viên. Hoạt động này thường được tổ chức tại những khu vực có không gian rộng lớn, đáp ứng được các thiết bị tổ chức chương trình như bãi biển, sân resort, có thể tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. 

2. Các hình thức tổ chức chương trình team building

Trong việc tổ chức teambuilding, có hai hình thức phổ biến hiện thời đó là teambuilding trong nhà và teambuilding ngoài trời. Tùy vào mục đích tổ chức và ý nghĩa chương trình mà công ty hoặc doanh nghiệp muốn hướng đến thì đơn vị tổ chức sẽ có những lựa chọn phù hợp với yêu cầu cũng như nguyện vọng của khách hàng. 

2.1. Team building tổ chức trong nhà 

Đây thường là phương án dự phòng cho các chương trình Teambuilding, có thể do lí do thời tiết quá nắng nóng hoặc mưa quá lớn sẽ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người tham dự thì chúng ta có thể cân nhắc đến việc tổ chức teambuilding trong nhà. Với hình thức này, thường sẽ có một số ưu điểm và nhược điểm như sau: 

Ưu điểm:

• Tránh được thời tiết xấu, đảm bảo sức khỏe cho người tham gia.
• Dễ dàng trong việc kết nối và sử các thiết bị cần thiết cho chương trình teambuilding. 
• Không gian sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh.
• Không gian riêng tư, thoải mái tránh bị làm phiền. 

Nhược điểm: 

• Bị hạn chế về mặt không gian. 
• Không thể tổ chức một số trò chơi vì bị bó hẹp về mặt không gian. 
• Chi phí thuê địa điểm tổ chức trong nhà thường cao hơn ngoài trời. 

2.2. Team building tổ chức ngoài trời

Đây là hình thức phổ biến trong hoạt động teambuilding, và được đa số mọi người từ mọi lứa tuổi, tầng lớp yêu thích. Thường thì teambuilding ngoài trời sẽ được tổ chức tại bãi biển hoặc trong sân vườn của khu resort để người chơi có đủ không gian rộng lớn để tham gia đa dạng các trò chơi.

Việc tổ chức teambuilding ngoài trời sẽ có những ưu điểm và nhược điểm như sau: 

Ưu điểm: 

• Không gian rộng rãi, thoáng mát.
• Tổ chức đa dạng trò chơi cho mọi lứa tuổi. 
• Các thành viên có không gian rộng lớn để thoải mái hoạt động.

Nhược điểm 

• Gây ồn ào đến một vài người xung quanh (vì tổ chức ở nơi công cộng).
• Thiếu sự riêng tư. 
• Có thể bị ảnh hưởng trong trường hợp thời tiết xấu, thậm chí phải hủy chương trình nếu không có phương án dự phòng trước.

3. Những lưu ý cần biết khi tổ chức chương trình teambuilding 

3.1 Xác định mục tiêu chương trình

Bước đầu tiên trong việc xây dựng chương trình teambuilding là phải xác định được mục tiêu tổ chức hoạt động teambuilding của doanh nghiệp là gì. Xác định được mục đích và ý nghĩa mà chương trình Teambuilding này sẽ mang lại, đối tượng thành viên tham gia bao gồm độ tuổi, giới tính để lên kịch bản trò chơi sao cho phù hợp. 

3.2. Lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp

Yếu tố thời gian cũng là một yếu tố quan trọng, thường thì mọi người sẽ thích tổ chức Teambuilding ở ngoài trời hơn ở trong nhà, nên chúng ta cần có những tính toán phù hợp về thời gian. Tránh tổ chức teambuilding vào buổi trưa nắng, sẽ gây khó chịu cho người chơi, gây ra không khí kém vui cho chương trình. 

Thời điểm thích hợp để tổ chức teambuilding nên được diễn ra sau bốn giờ chiều. Đây là thời điểm phù hợp để diễn ra chương trình teambuilding, thời tiết sẽ đỡ nắng gắt hơn, sau khi tham gia chương trình teambuilding thì mọi người vẫn đủ thời gian để chuẩn bị cho các hoạt động diễn ra buổi tối. Một chương trình nên diễn ra trong khoảng từ 60 phút đến 90 phút. 

3.3.  Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Teambuilding thường được tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau. Thường thì các công ty sẽ lựa chọn tổ chức teambuilding vào mùa hè và tổ chức ngoài biển để vừa đáp ứng nhu cầu du lịch nghỉ dưỡng của nhân viên, đồng thời bãi biển cũng là một địa điểm lý tưởng.

Bên cạnh đó, còn có nhiều lựa chọn khác về không gian tổ chức, có thể tổ chức trong nhà: hội trường, tại sảnh của văn phòng,... hoặc các địa điểm ngoài trời : sân vườn resort, khu vực teambuilding riêng của resort,... Xác định được địa điểm tổ chức teambuilding, ta sẽ xây dựng được kịch bản chương trình hợp lý cho khách hàng. Từ đó tránh được những mâu thuẫn không đáng có giữa đơn vị tổ chức và khách hàng. 

3.4. Lên danh sách chi tiết số lượng người tham gia 

Danh sách số lượng người tham gia sẽ giúp bạn quản lý được các thành viên, đồng thời tìm hiểu trước tệp khách hàng của mình sẽ giúp bạn có nhiều lợi thế thế. Bạn có thể lên trước kịch bản trò chơi phù hợp, cách chia đội chơi và lựa chọn các trò chơi hợp lý xuyên suốt chương trình. 

3.5. Chuẩn bị phương án dự phòng

Việc chuẩn bị trước các phương án dự phòng sẽ giúp bạn không bị rơi vào tình thế bị động khi các tình huống xấu xảy ra. Một vài vấn đề cẩn dự phòng trước chương trình bao gồm: 

• Chuẩn bị các phương án sơ cứu y tế. 
• Chuẩn bị địa điểm dự bị phòng trường hợp thời tiết xấu. 
• Chuẩn bị đồ ăn nhẹ cho khách hàng, vừa thể hiện sự tinh tế vừa giúp khách hàng có thiện cảm hơn với đơn vị tổ chức.

3.6. Thiết lập bảng chi phí rõ ràng  

Thiết lập bảng chi phí rõ ràng sẽ giúp tạo lòng tin đối với khách hàng. Họ luôn muốn những thứ rõ ràng, đặc biệt là về các khoản chi tiêu xuyên suốt chương trình, một số chi phí thường gặp trong chương trình teambuilding gồm có: 

Vé vào cửa (nếu có) 

Chi phí thuê mặt bằng tổ chức teambuilding 

Chi phí thuê nhân sự (nhân sự hỗ trợ chương trình, MC/quản trò) 

Chi phí dựng sân khấu (backdrop, chi phí in ấn thiết kế) 

Chi phí thuê loa đài, thiết bị ánh sáng 

Chi phí thuê dụng cụ teambuilding

Chi phí cho nhân sự Media 

Chi phí ăn uống 

Chi phí phát sinh khác 

4. Mẫu kịch bản team building tham khảo 

Mở đầu: 

Tập trung thành viên để chụp ảnh lưu niệm trước khi chương trình bắt đầu. 

Trưởng đoàn sẽ phát biểu, khai mạc chương trình.

Diễn biến: 

Tập trung các thành viên để tham gia trò chơi khởi động

Kết thúc phần khởi động sẽ chia đội chơi hợp lý. Mỗi đội chơi sẽ phải bầu ra một đội trưởng và lựa chọn cho đội mình một slogan phù hợp để tạo không khí vui vẻ xuyên suốt trò chơi. Mỗi đội chơi thường có từ 10-15 thành viên, chia làm 3-4 đội tùy vào số lượng người tham gia  

Các đội chơi sẽ tham gia từ 3-4 trò chơi tùy vào thời gian và mục đích tổ chức của chương trình. Trong các phần chơi này, người quản trò đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hướng dẫn và đảm bảo an toàn xuyên suốt trò chơi. Người quản trò luôn yêu cầu khách hàng nghe theo hiệu lệnh của mình để các trò chơi được diễn ra an toàn nhất. 

Kết thúc: 

Các thành viên tham gia hoạt động tập thể: xếp chữ tập thể, hoặc xếp hình Logo doanh nghiệp hoặc có thể nhảy dân vũ tập thể. 

Trao giải đội chơi chiến thắng, đội trưởng phát biểu và nhận giải. 

Ban lãnh đạo phát biểu cảm nghĩ và kết thúc chương trình.