Công ty VietSense chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và tổ chức hội chợ với qui mô từ nhỏ đến lớn tại địa phương các tỉnh thành trong nước và quốc tế.

Tổ chức hội chợ, triển lãm là hoạt động được tổ chức tại một địa điểm trong khoảng thời gian nhất định có tác động lớn trong việc xúc tiến thương mại.  Đây là điều kiện hấp dẫn để các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Thông qua các buổi gặp gỡ để quảng bá thương hiệu, sản phẩm đồng thời giao lưu cùng đối tác để buôn bán để có lợi nhuận, tăng doanh thu. Vậy hôm nay hãy cùng VietSense Travel tìm hiểu về cách thức hoạt động của các tổ chức hội chợ triển lãm này nhé!

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm

Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý để có thể thực hiện tổ chức sự kiện hay xây dựng hội chợ, triển lãm có quy mô.

Đăng ký tổ chức sự kiện

Trước khi doanh nghiệp tiến hành tổ chức hội chợ triển lãm đơn vị tổ chức cần đăng ký và được xác nhận từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về thương mại tỉnh, thành phố, trực thuộc trung ương tại nơi tổ chức sự kiện để được phép tổ chức sự kiện.

Các hoạt động chuẩn bị

Dự trù ngân sách: Chuẩn bị đầy đủ, cụ thể các danh mục cần có, lên ngân sách dự kiến những chi phí phát sinh.  

Đăng ký địa điểm: Lựa chọn những địa điểm diễn ra quảng cáo, có diện tích lớn chẳng hạn như công viên lớn, sân trường đại học, sân vận động, các trung tâm triển lãm….

Chuẩn bị về yếu tố vật chất: Sắp xếp lên danh sách các sản phẩm, nguyên vật liệu cần có để vận chuyển, lắp đặt, xây dựng. Đảm bảo tiến độ thi công, hoàn thành đúng thời gian hội chợ, triển lãm.

Chuẩn bị về yếu tố con người: Sắp xếp, điều động, phân phối nhân sự theo đúng năng lực, đảm bảo thực hiện tốt, chuyên nghiệp các chương trình đã lên kế hoạch.

Tổ chức xây dựng gian hàng: Lên sơ đồ bao quát về số lượng các gian hàng, thiết kế gian hàng sự kiện, thiết kế nội thất, dựng gian hàng, tìm kiếm các doanh nghiệp cho thuê gia hàng, hoặc tự đi thuê gian hàng. Dàn dựng tổng thể.

Kế hoạch truyền thông: Xây dựng kế hoạch truyền thông, quảng bá đến các doanh nghiệp tham gia triển lãm, hội chợ. Xây dựng các dự án mang tính truyền thông mạnh mẽ thu hút nhiều người tham gia.

Các hoạt động trong hội chợ triển lãm

- Lập kế hoạch cụ thể, phổ biến chương trình theo từng ngày, từng thời gian diễn ra triển lãm/hội chợ.

- Giới thiệu, quảng cáo tới người tham gia sự kiện về các sản phẩm, gian hàng nổi bật.

- Tổ chức các hoạt động năng động, sôi nổi nhằm thu hút khách hàng, quảng bá thương hiệu.

- Bán hàng tại chỗ là đặc điểm nổi trội của hội chợ thương mại. Việc bán hàng sản xuất trong nước tại các hội chợ cũng tương tự như các hoạt động mua bán thông thường.

Quy định về hàng hóa, dịch vụ tại hội chợ, triển lãm thương mại

Đối với sự kiện diễn ra tại Việt Nam, hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Sản phẩm không nằm trong diện hàng hóa bị cấm kinh doanh, bị hạn chế kinh doanh, hoặc chưa được phép lưu thông theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Sản phẩm không nằm trong diện cấm nhập khẩu (đối với hàng hóa, dịch vụ nước ngoài cung cấp) theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

- Sản phẩm là hàng giả, hàng nhái, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Trừ trường hợp sử dụng để trưng bày, giới thiệu với mục đích so sánh với hàng thật.

- Tuân thủ tất cả các quy định về hội chợ, triển lãm thương mại theo quy định được đề ra trong bộ Luật Thương mại 2005.

- Triển lãm, hội chợ là hành động chỉ được thực hiện khi có sự tham gia của đồng thời nhiều thương nhân, trong cùng một thời gian và địa điểm nhất định.

Các hoạt động sau hội chợ triển lãm

- Sau khi hội chợ triển lãm kết thúc, các doanh nghiệp cần phải thực hiện thu dọn hàng hóa, giải phóng mặt bằng. Đánh giá kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong quá trình hội chợ diễn ra. Nhận xét khách quan về mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp. Thu thập ý kiến khách hàng để bổ sung từ đó rút kinh nghiệm cho sản phẩm của mình.

- Làm báo cáo tiếp nhận kết quả, bổ sung để lên kế hoạch marketing cho lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm cùng Vietsense

- Thiết kế, thi công, trang trí gian hàng tổ chức triển lãm

- Thiết kế cổng chào bơm hơi, cổng chào cứng: Cổng chào sẽ là nơi đầu tiên  được chú ý đến, nơi chào đón những quý khách hàng tham gia hội chợ triển lãm. Vậy nên việc chuẩn bị một cổng chào thật hoành tráng, thu hút mọi ánh nhìn cho hội chợ sẽ càng tăng thêm độ nhận diện và nổi bật cho doanh nghiệp. Cổng chào có thể được thiết kế từ hoa tươi, bong bóng, cổng bơm hơi hay rối hơi và loại cổng khung sắt chắc chắn.

- Cho thuê PB PG, MC tổ chức hội chợ triển lãm: Có thể nói rằng, cái nhìn đầu tiên luôn là những cái nhìn để lại nhiều ấn tượng nhất, visual đẹp của những nhân viên PG PB sẽ góp phần tăng thêm sự nổi bật cho gian hàng, quảng bá cho sản phẩm trưng bày hội chợ. Cùng với đó là một MC chuẩn mực, luôn sẵn sàng để cháy hết mình, duy trì bầu không khí sôi nổi, năng động tạo thêm niềm hứng khởi cho sự kiện hội chợ triển lãm thương mại cũng là một yếu tố không thể bỏ qua.

- Cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng tổ chức hội chợ triển lãm: Một sự kiện lớn như tổ chức hội chợ triển lãm nhất định không thể thiếu sự kết hợp của các thiết bị âm thanh ánh sáng. 

Một số lưu ý khi thiết kế cổng chào tổ chức triển lãm

Thiết kế cổng chào cho hội chợ triển lãm cần được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư và chú ý nhiều điểm để tạo nên sự chuyên nghiệp và thu hút sự quan tâm của khách tham quan, đảm bảo việc kinh doanh diễn ra thuận lợi. Với các thiết kế cổng chào cho hội chợ triển lãm, bạn cần phải quan tâm một số lưu ý sau:

Kích thước: Cổng chào nên đủ lớn với khuôn khổ sự kiện để có thể thu hút sự chú ý của khách tham quan đồng thời tạo nên điểm nhấn cho sự kiện.

Hình dạng: Tùy vào chủ đề của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn hình dáng của cổng chào, có rất nhiều thể loại như hình vuông, hình tròn, hình tam giác, hoặc các hình dạng phức tạp hơn, mất nhiều thời gian thực hiện hơn như hình thú, hình trái cây,..

Màu sắc: Nên chọn màu sắc của cổng chào sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện và bắt mắt, dễ dàng thu hút được sự chú ý, quan tâm của khách tham quan. Bạn có thể thử sử dụng các màu sắc tương phản tạo sự nổi bật hoặc sử dụng màu sắc theo tone màu chủ đạo của sự kiện.

Chất liệu: Bạn cần đảm bảo tính ổn định và độ bền cao về chất liệu của cổng chào trong một khoảng thời gian đủ dài. Bạn có thể tham khảo sử dụng các chất liệu như gỗ, kim loại, nhựa, vải,…

Thiết kế chữ: nên lựa chọn các font chữ trên cổng chào rõ ràng và dễ đọc. Bạn có thể tham khảo sử dụng các font chữ phù hợp, phổ biến với chủ đề của hội chợ triển lãm.

Thiết kế ánh sáng: Thiết kế ánh sáng cho cổng chào cũng là một yếu tố đặc biệt quan trọng. Một không gian sáng tạo, đa sắc màu sẽ thu hút rất nhiều sự chú ý của khách tham quan.

VietSense Travel tin rằng mọi sự chuẩn bị, đầu tư chỉn chu đều sẽ mang lại những kết quả thuận lợi. Hy vọng rằng qua bài viết trên các doanh nghiệp sẽ có được những thông tin hữu ích để áp dụng cho sự kiện triển lãm sắp tới của mình.